Review de Todoist: funciones, ventajas y limitaciones

Todoist lleva más de una década siendo una de las apps de gestión de tareas más recomendadas, con más de 13 millones de usuarios y menciones en medios como The Verge o The New York Times. Pero la fama no siempre se traduce en que sea la app adecuada para ti, así que vamos a repasar qué ofrece realmente, qué limitaciones tiene, y para qué tipo de usuario tiene sentido pagar por ella.

Qué hace Todoist

En esencia, es una lista de tareas avanzada: creas tareas, las organizas en proyectos, les asignas fechas, prioridades y etiquetas, y la app te recuerda lo que tienes pendiente. Lo que la diferencia de una simple lista de notas es la cantidad de opciones para estructurar ese trabajo: subtareas, tareas recurrentes, filtros personalizados y vistas distintas (lista, tablero tipo kanban, calendario) según cómo prefieras visualizar tu carga de trabajo.

Funciona en prácticamente cualquier plataforma —Android, iOS, Windows, Mac, navegador— y todo se sincroniza en tiempo real entre dispositivos, así que puedes añadir una tarea desde el móvil y verla al momento en el ordenador.

Para quién está pensada

Todoist funciona bien tanto para uso personal (recordar tareas del día a día, la lista de la compra, seguimiento de hábitos) como para gestión de proyectos más estructurada a nivel individual. Donde empieza a notarse su límite es en la colaboración avanzada en equipo: varias reseñas coinciden en que, si necesitas gestionar proyectos complejos con muchas personas, dependencias entre tareas y seguimiento detallado, herramientas como Asana o Monday ofrecen más profundidad. Todoist prioriza la simplicidad sobre la complejidad funcional, y esa es precisamente su mayor virtud para quien no necesita más que eso.

Funciones principales

• Proyectos y subtareas: organiza tareas en proyectos, con subtareas anidadas para desglosar trabajo más grande.
• Tareas recurrentes: útil para hábitos o responsabilidades periódicas, con bastante flexibilidad en cómo defines la repetición.
• Filtros personalizados: puedes crear vistas propias combinando criterios (por ejemplo, «todo lo vencido esta semana con prioridad alta»), algo que ayuda mucho una vez tienes muchas tareas acumuladas.
• Todoist Karma: un sistema de gamificación que te da puntos por completar tareas y mantener rachas, con gráficos de progreso. Es opcional y puedes ignorarlo si no te motiva este tipo de mecánica.
• Asistente con IA: la función más reciente, pensada para ayudarte a desglosar tareas complejas en pasos más pequeños automáticamente.
• Integraciones: se conecta con más de 60 herramientas, incluyendo Google Calendar, Slack, Outlook y Zapier, útil si ya usas otras apps de trabajo y quieres centralizarlo todo.

Precio: qué incluye cada plan

Todoist subió sus precios en diciembre de 2025, así que conviene tener claras las cifras actuales antes de decidirte:

• Plan gratuito: cubre lo esencial (proyectos, tareas, subtareas), pero sin recordatorios personalizados ni filtros avanzados, y con un límite de proyectos bastante ajustado para quien lleva tiempo usando la app de forma intensiva.
• Plan Pro: alrededor de 5$ al mes facturado anualmente (unos 60$ al año). Añade hasta 300 proyectos activos, recordatorios personalizados, filtros avanzados y el asistente de IA para desglosar tareas.
• Plan Business: pensado para equipos, con precio por usuario (alrededor de 8$ por persona al mes facturado anualmente). Incluye espacio de trabajo compartido, roles y permisos, y soporte para equipos grandes.

Existen descuentos para estudiantes, profesores y organizaciones sin ánimo de lucro, que puedes solicitar directamente desde la web de Todoist con la documentación correspondiente.

Ventajas

La curva de aprendizaje es muy baja: la mayoría de gente entiende cómo usarla en minutos, algo que no se puede decir de herramientas de gestión de proyectos más complejas. La sincronización entre dispositivos es fiable, según coinciden varias reseñas de usuarios, y el diseño se mantiene limpio incluso cuando acumulas muchas tareas y proyectos.

Limitaciones

La colaboración en equipo es más limitada que en herramientas específicamente diseñadas para eso, así que si tu necesidad principal es gestionar proyectos complejos con varias personas, puede quedarse corta. El plan gratuito es funcional pero bastante limitado si quieres aprovechar filtros o recordatorios, lo que empuja con cierta rapidez hacia el plan de pago si le das un uso serio a la app. Y la reciente subida de precios (hasta un 40% en el plan mensual) ha generado cierto descontento entre usuarios de larga duración, que antes pagaban bastante menos por las mismas funciones.

Privacidad y seguridad

Todoist cifra los datos tanto en tránsito como en reposo, ofrece autenticación de dos factores, y cumple con el RGPD europeo. No es una app centrada en la privacidad extrema (como podría serlo una app con cifrado de extremo a extremo), pero sus estándares de seguridad están en línea con lo que se espera de una herramienta de productividad seria.

Nuestra valoración

Todoist sigue siendo una opción sólida si buscas algo que combine simplicidad con funciones útiles, sin la complejidad de un gestor de proyectos empresarial. Si solo necesitas organizar tu día a día, el plan gratuito puede bastarte durante un tiempo; si quieres aprovechar recordatorios y filtros con regularidad, tendrás que pasar por caja, y ahí es donde debes valorar si el precio actual te compensa frente a alternativas más baratas con funciones similares.

Preguntas frecuentes

¿Todoist funciona sin conexión a internet? Sí, puedes ver y crear tareas sin conexión; se sincronizan automáticamente en cuanto recuperas la conexión.

¿Puedo probar el plan Pro antes de pagar? Actualmente Todoist no ofrece una prueba gratuita estándar del plan Pro, aunque el plan gratuito permanente te permite evaluar la app sin coste antes de decidir si necesitas más funciones.

¿Es buena opción para gestionar un equipo grande? Puede funcionar para equipos pequeños o medianos, pero para proyectos complejos con muchas dependencias entre tareas, herramientas como Asana o Monday suelen ofrecer más profundidad funcional.